Einsatzszenario
Digitales Vertragsmanagement leicht gemacht
Wie Sie Contract Management gewinnbringend einsetzen
Beim digitalen Vertragsmanagement sollten Sie stets Fristen, Laufzeiten und Termine im Blick behalten – so stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen für Ihr Team jederzeit verfügbar sind. Wie Ihnen eine Vertragsmanagement-Software oder andere Tools dabei helfen können, erfahren Sie hier.
Setzen Sie auf ein Vertragsmanagement-Tool
- Transparenz & Kontrolle: Alle Vertragsdaten werden zentral und revisionssicher archiviert
- Sicherheit & Compliance: Alle gesetzlichen Vorgaben werden selbstverständlich erfüllt, verlassen Sie sich auf höchste Sicherheitsstandards
- Zuverlässigkeit & Flexibilität: Verpassen Sie keine Deadline mehr und ändern Sie Vertragsdaten, wann immer nötig in der E-Akte
- Kostenreduzierung: Senken Sie Kosten durch automatisierte Workflows und Erinnerungen an Kündigungstermine
Digitales Vertragsmanagement in der Praxis
Beispiele für Prozesse in der Vertragsverwaltung
Verträge verwalten ist dank der JobRouter®-Digitalisierungsplattform effektiv und effizient. Wie die Prozesse im digitalen Vertragsmanagement gestaltet sein können, erfahren Sie in unserem kurzen Video.
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Sie wollen ein digitales Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen einführen und suchen nach einer Software, die Ihre individuellen Wünsche umsetzt?
Digitales Vertragsmanagement in der Praxis
Ein Tool, das sich lohnt
Digitale Verwaltung und Bearbeitung, revisionssichere Archivierung, automatische Erinnerungen: Die Funktionen des digitalen Vertragsmanagements sind umfangreich. Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform bietet Ihnen beispielhaft folgende Funktionen, Ihre Verträge zu verwalten.
Für ein ausgezeichnetes Vertragsmanagement
Zertifizierungen
Mit JobRouter setzen Sie auf höchste Qualität im Vertragsmanagement. Unsere mehrfach zertifizierte Plattform erfüllt alle rechtlichen Vorgaben und Sicherheitsstandards – für den sicheren Umgang mit Ihren Verträgen, Dokumenten und sensiblen Daten.
Für ein ausgezeichnetes Vertragsmanagement
Zertifizierungen
Mit JobRouter setzen Sie auf höchste Qualität im Vertragsmanagement. Unsere mehrfach zertifizierte Plattform erfüllt alle rechtlichen Vorgaben und Sicherheitsstandards – für den sicheren Umgang mit Ihren Verträgen, Dokumenten und sensiblen Daten.
Verträge erfassen
Laden Sie verschiedene Verträge hoch und geben Sie direkt an, um welche Vertragsgruppe (z. B. Immobilienverträge) und welche Vertragsart (z. B. Erbbaurechtsvertrag) es sich handelt.
Vertragsdaten ergänzen
Der hochgeladene Vertrag wird ihnen direkt in der Bearbeitungsmaske angezeigt. Dort haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, alle wichtigen Metadaten zu ergänzen. Hierzu zählen im Vertragsmanagement beispielsweise: Vertragsnummer, zuständige Person, Startdatum, Dauer, Vertragsende, Fristen, Kosten und vieles mehr.
Verträge prüfen
Die beim Einpflegen des Vertrags hinterlegte Person kann die Vertragsdaten überprüfen und bei Bedarf ändern.Dies minimiert Fehler und sorgt für eine hohe Datenqualität.
Verträge einsehen und Daten bearbeiten
Um die E-Akte stets aktuell zu halten, können Verantwortliche jederzeit alle erfassten Verträge einsehen und dazugehörige Daten sowie Dokumente ändern.
Verträge kündigen
Berechtigte Personen können Verträge per E-Mail kündigen, indem sie das hinterlegte Kündigungsschreiben anpassen und die Kündigung elektronisch versenden. Wahlweise können Sie direkt das SEPA-Lastschriftmandat widerrufen, eine Kopie an die eigene E-Mail-Adresse senden oder die Kündigung als PDF an den Vertrag hängen.
Anhänge verwalten
Manchmal ist es notwendig, an einen Vertrag weitere Dokumente anzuhängen. Hierbei ist es egal, ob es sich um Vertragserweiterungen, um einen E-Mail-Verkehr oder zum Bespiel um ein Zip-File handelt. Den Vertrag und alle dazugehörigen Dokumente können Sie im Anschluss in der E-Akte finden.
Bemerkungen und Änderungshistorie
Bei der Vertragsverwaltung können Sie individuelle Kommentare hinterlegen und diese als eine Art "Memo" mit einem Zeitstempel versehen. Außerdem gibt Ihnen die Änderungshistorie stets einen Überblick, wer welche Änderungen an der E-Akte vorgenommen hat.
Rechtemanagement
Sie haben die Möglichkeit, den Zugriff auf die Verträge einzuschränken und verschiedenen Rollen (z. B. Einkauf oder Marketing) unterschiedliche Berechtigungen wie Lesen oder Ändern zuzuweisen.
Über 2.000 Kunden, über 20 Jahre Erfahrung
Überzeugen Sie sich selbst von unseren Lösungen für die digitale Vertragsverwaltung
FAQ zum digitalen Vertragsmanagement
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement ist laut Definition die Verwaltung von Verträgen. Das umfasst, Verträge übersichtlich abzulegen, Änderungen nachvollziehbar vorzunehmen oder rechtzeitig an vertragliche Verpflichtungen zu erinnern. Heutzutage gibt es entsprechende Software, die die digitale Vertragsverwaltung unterstützt.
Im Englischen heißt die Vertragsverwaltung Contract Management. Dazugehörige Lösungen nennt man Contract Management Software.
Welche Vorteile hat die digitale Vertragsverwaltung?
Digitales Vertragsmanagement hat viele Vorteile. Contract Management Software kann:
- Informationen und Quellen zusammenführen.
- Zwischenschritte straffen.
- Vorlagen und Anlagen den Beteiligten zuordnen.
- Automatisch Prozesse mit Lieferanten und Kunden anstoßen.
- Sie rechtzeitig an Ihre Pflichten wie Kündigungen erinnern.
Vertragsmanagement betrifft nicht allein Verträge, sondern alle Schnittstellen, die damit zu tun haben. Der reibungslose Informationsaustausch innerhalb des automatisierten, digitalen Vertragsmanagement-Prozesses hilft dabei, die Effizienz Ihres Unternehmens dauerhaft zu steigern und für Transparenz zu sorgen. Außerdem können Sie Zeit, Geld und Ressourcen sparen.
Welche Lösungen für digitales Vertragsmanagement gibt es?
Es gibt verschiedene Software-Lösungen für das digitale Vertragsmanagement. Contract-Management-Systeme mit Mehrwert für Ihr Unternehmen im Bereich digitales Vertragsmanagement verzahnen Prozesse, Daten und Dokumente. So bietet Ihnen beispielsweise die JobRouter®-Digitalisierungsplattform eine Vielzahl von Funktionen und Modulen, die Ihnen helfen, Ihre Verträge digital zu verwalten und operative Spitzenleistungen zu erzielen.