Einsatzszenario
Mit Software zum digitalen Vertragsmanagement
Wie Sie Contract Management gewinnbringend einsetzen
Bei der Vertragsverwaltung (Contract Management) gilt es Fristen, Laufzeiten sowie Termine im Blick zu haben. Außerdem sollten die relevanten Mitarbeitenden transparent Zugriff auf Informationen erhalten. Software und andere Lösungen für digitales Vertragsmanagement können Ihnen dabei helfen. Wie JobRouter® Sie als Digitalisierungsplattform unterstützt, erfahren Sie hier.
So profitieren Sie von JobRouter®
Ihr Nutzen mit digitalem Vertragsmanagement
- Erhöhen Sie Transparenz, Compliance, Sicherheit & Kontrolle
- Archivieren Sie Verträge revisionssicher und wahren Sie gesetzliche Vorgaben
- Verpassen Sie keine Deadline mehr und behalten Sie die Übersicht über wichtige Termine
- Erhalten Sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Unterlagen
- Reduzieren Sie Kosten durch Erinnerungen an Kündigungstermine
Digitales Vertragsmanagement in der Praxis
Beispiele für Prozesse in der Vertragsverwaltung
Verträge verwalten ist dank der JobRouter®-Digitalisierungsplattform effektiv und effizient. Wie die Prozesse im digitalen Vertragsmanagement gestaltet sein können, erfahren Sie in unserem kurzen Video.
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Sie wollen ein digitales Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen einführen und suchen nach einer Software, die Ihre individuellen Wünsche umsetzt?
Das kann unser Tool für Contract Management
Digitales Vertragsmanagement mit JobRouter®
Digitale Verwaltung und Bearbeitung, revisionssichere Archivierung, automatische Erinnerungen: Die Funktionen des digitalen Vertragsmanagements mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform sind umfangreich. Die Lösung bietet Ihnen folgende Funktionen, Ihre Verträge zu verwalten.
Verträge archivieren
Mit JobRouter® können Sie eingescannte Verträge inklusive aller wichtigen Metadaten erfassen. Hierzu zählen im Vertragsmanagement beispielsweise: Vertragsnummer, Vertragsart, Startdatum, Dauer, Vertragsende, Fristen, Erinnerungen, Kosten und vieles mehr.
Anhänge
Manchmal ist es notwendig, an einen Vertrag weitere Dokumente anzuhängen. Hierbei ist es egal, ob es sich um Vertragserweiterungen handelt, um einen E-Mail-Verkehr oder zum Beispiel um ein Zip-File. Alle Dokumente können Sie mit der digitalen Vertragsverwaltung von JobRouter® revisionssicher im entsprechenden Archiv sichern.
Rechtekonzept
Im Rahmen der Vertragsmanagements können Sie verschiedene Berechtigungen vergeben, beispielsweise für Besitzer:innen, Verantwortliche oder Betrachter:innen. Diese haben aufgrund differenzierter Rechte unterschiedliche Einsichten auf die jeweiligen Verträge.
Bemerkungen
In der Vertragsverwaltung können Sie individuelle Kommentare hinterlegen und diese als eine Art "Memo" mit einem Zeitstempel versehen.
Erinnerung per E-Mail
JobRouter® kann Sie rechtzeitig per E-Mail über alle Verträge informieren, bei denen die automatische Verlängerung kurz bevorsteht. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre laufenden Verträge und verpassen keine wichtigen Termine.
Verträge versenden
Alle Verträge sowie Anhänge können Sie optional per Formular versenden. Dazu ist kein Mail Client erforderlich, versendet wird ausschließlich über JobRouter®. Darüber hinaus wird innerhalb des digitalen Vertragsmanagements protokolliert, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente erhalten hat.
Kündigung versenden
Die digitalen Prozesse des Vertragsmanagements ermöglichen es allen Anwendenden mit den entsprechenden Rechten, eine bereits hinterlegte Kündigung zu erstellen und diese als PDF an den Vertragspartner zu senden. Wahlweise können Sie diese Kündigung auch als PDF an den Vertrag anhängen.
Diese Kunden setzen auf JobRouter®
FAQ zum digitalen Vertragsmanagement
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement ist laut Definition die Verwaltung von Verträgen. Das umfasst, Verträge übersichtlich abzulegen, Änderungen nachvollziehbar vorzunehmen oder rechtzeitig an vertragliche Verpflichtungen zu erinnern. Heutzutage gibt es entsprechende Software, die die digitale Vertragsverwaltung unterstützt.
Im Englischen heißt die Vertragsverwaltung Contract Management. Dazugehörige Lösungen nennt man Contract Management Software.
Welche Vorteile hat die digitale Vertragsverwaltung?
Digitales Vertragsmanagement hat viele Vorteile. Contract Management Software kann:
- Informationen und Quellen zusammenführen.
- Zwischenschritte straffen.
- Vorlagen und Anlagen den Beteiligten zuordnen.
- Automatisch Prozesse mit Lieferanten und Kunden anstoßen.
- Sie rechtzeitig an Ihre Pflichten wie Kündigungen erinnern.
Vertragsmanagement betrifft nicht allein Verträge, sondern alle Schnittstellen, die damit zu tun haben. Der reibungslose Informationsaustausch innerhalb des automatisierten, digitalen Vertragsmanagement-Prozesses hilft dabei, die Effizienz Ihres Unternehmens dauerhaft zu steigern und für Transparenz zu sorgen. Außerdem können Sie Zeit, Geld und Ressourcen sparen.
Welche Lösungen für digitales Vertragsmanagement gibt es?
Es gibt verschiedene Software-Lösungen für das digitale Vertragsmanagement. Contract-Management-Systeme mit Mehrwert für Ihr Unternehmen im Bereich digitales Vertragsmanagement verzahnen Prozesse, Daten und Dokumente. So bietet Ihnen beispielsweise die JobRouter®-Digitalisierungsplattform eine Vielzahl von Funktionen und Modulen, die Ihnen helfen, Ihre Verträge digital zu verwalten und operative Spitzenleistungen zu erzielen.